Ein guter Folgeprozess im Anschluss an eine Befragung stellt sicher, dass mit den Befragungsergebnissen sinnvoll gearbeitet wird. Er sichert somit die Nachhaltigkeit einer Befragung. Im Rahmen dieses Prozesses identifiziert man zunächst Handlungsfelder für die Veränderungen. Anschließend werden konkrete Maßnahmen dazu aufgestellt, wie die gewünschten Veränderungen erreicht werden sollen. Wichtig ist der Einbezug der Mitarbeitenden und der Führungskräfte in den Folgeprozess. Diese wissen häufig am besten, welche Veränderungen nötig sind und bringen aufgrund ihrer Erfahrung in der Organisation auch die besten Ideen mit.
In einer Studie von Willis Towers Watson aus 2017 haben 64% der befragten Unternehmen angegeben, dass der Folgeprozess einer Mitarbeiterbefragung die größte Herausforderung für sie darstellt. Auf Grundlage der Ergebnisse scheint es so zu sein, dass die Befragung und die Folgeprozesse meist relativ isoliert voneinander betrachtet werden. Erst wenn Mitarbeitende Veränderungen wahrnehmen und diese mit der Umfrage verknüpfen, kann ein Folgeprozess als erfolgreich bezeichnet werden. Dadurch erkennen Mitarbeitende, dass sich die Teilnahme an der Umfrage gelohnt hat, da auf Befragungsergebnisse eingegangen wurde. Daher ist die Kommunikation der Ergebnisse aus dem Folgeprozess an die Mitarbeitenden sehr wichtig.
Ein Folgeprozess sollte vier Phasen durchlaufen. Die erste Phase ist die Interventionsphase, in der Handlungsfelder identifiziert und Maßnahmen aufgestellt werden. Hierfür eignet sich als partizipativer Ansatz der Mitarbeitendenworkshop. In der Controllingphase geht es darum, die beschlossenen Maßnahmen auf Durchführbarkeit zu prüfen und deren Wirksamkeit zu testen. Parallel dazu erfolgt die Informationsphase, in der es um die Kommunikation der Ergebnisse des Folgeprozesses an die Mitarbeitenden geht. In der Evaluationsphase wird dann der gesamte Folgeprozess abschließend beurteilt.
Im Folgenden sind Strategien für die vier Phasen eines Folgeprozesses näher aufgeführt.
Ein Maßnahmenworkshop eignet sich sehr gut, um im Anschluss an eine Befragung Handlungsfelder zu identifizieren und Lösungsamaßnahmen abzuleiten. Dabei verfolgt er außerdem einen partizipativen Ansatz, indem er die Mitarbeitenden in den Gestaltungsprozess miteinbindet. Bei der Umsetzung eines Maßnahmenworkshops ist seine Vorbereitung genauso wichtig, wie seine Durchführung und Dokumentation.
Im Vorhinein eines Maßnahmenworkshops gilt es zunächst, die Ergebnisse der Befragung zurückzumelden. Welche Ergebnisse man auf Unternehmensebene zurückmeldet, hängt immer auch von der Befragungsform ab. In der Regel können aber zumindest Teilnahmequoten und grobe Ergebnisse geteilt werden, um zu zeigen, dass es Resultate gibt, mit denen man arbeiten kann. Detaillierte Ergebnisse können zeitgleich an jeweilige Abteilungen, Führungskräfte oder Hierarchieebenen gemeldet werden. Unabhängig vom Detailgrad ist es dabei wichtig, bei der Präsentation der Daten an die Mitarbeitenden nichts vorzuenthalten oder zu verschönern. Dies ist essentiell, um das Vertrauen in die Integrität der Befragung aufrecht zu halten.
Bei der Planung der Workshops muss man sich mit der Terminfindung auseinandersetzen. Hier gilt es mit Führungskräften und Mitarbeitenden zu koordinieren, welche Zeiten verfügbar sind. In der Regel sollte ein Workshop mindestens einen halben Tag dauern. Je nach Komplexität der Nacharbeitung sind aber auch Workshops von 1 bis 2 Tagen denkbar.
Workshops benötigen einen Moderator. Hierfür eignet sich auf Abteilungsebene häufig die Führungskraft aber auch reguläre Mitarbeitende können Moderatoren werden. Um die Moderatoren der Workshops auf ihre Funktion vorzubereiten, kann man im Vorhinein Train-the-Trainer Seminare ansetzen. In diesen trainiert man unter anderem Moderationsfähigkeiten und kann auch die Abläufe der Workshops festlegen.
Als weiteren Punkt gilt es festzulegen auf welcher Ebene und mit wem der Workshop durchgeführt wird. So kann es beispielsweise Teamworkshops, Abteilungsworkshops oder Workshops in Projektgruppen geben. Auch die Organisationsebene spielt eine Rolle. Workshops in Abteilungen eigenen sich gut für dezentrale Maßnahmen, während Führungskräfte unter sich zentrale Maßnahmen beschließen können.
Der Ablauf eines Workshops gliedert sich in drei Phasen.
In der ersten Phase erfolgt die Präsentation und Diskussion der Umfrageergebnisse, wobei man auch noch einmal auf den Hintergrund der Erhebung eingeht. Hier gilt es auch festzustellen, ob die Ergebnisse noch aktuell sind oder ob aktuelle Entwicklungen bereits etwas daran geändert haben.
In der zweiten Phase arbeiten die Teilnehmenden auf Basis der Umfrageergebnisse spezifische Handlungsfelder heraus, in denen sie Verbesserungen oder Veränderungen wünschen. Gemeinsam können sie im Workshop entscheiden, an welchen Themen sie besonders arbeiten wollen.
Die dritte Phase beinhaltet die Planung der Maßnahmen. Die Teilnehmenden entwickeln Ideen wie Handlungsfelder angegangen werden können, stellen Maßnahmen auf und entwickeln deren Umsetzung. Oft kann es vorkommen, dass resultierende Ideen erst durch höhere Organisationsebenen abgesegnet werden müssen. Umso wichtiger ist daher eine genaue Ergebnisdokumentation des Workshops. Hier sollten die Teilnehmenden beschreiben was als Maßnahme geschehen soll, wer dafür verantwortlich ist, und welche Bereiche der Organisation angesprochen werden. Letztlich zeichnet eine gute Maßnahme außerdem aus, dass sie kontrollierbar ist. Im Workshop können Teilnehmende daher auch festlegen, wie man die von ihnen aufgestellten Maßnahmen bei der Umsetzung auf Effektivität prüfen soll.
Für die Dokumentation der Ergebnisse kann man auf moderne Tools zurückgreifen, welche Schablonen für die Maßnahmendokumentation bereitstellen. Dies erlaubt Alternativen zu Excel oder Powerpoint. Wichtig ist es einerseits, klare Abläufe, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen einer Maßnahme darzustellen und zum anderen deren Zielsetzung zu dokumentieren. Bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung ist es sogar verpflichtend, die Dokumentation zu veröffentlichen.
Je nach Befragungsart können zusätzliche Verfahren die Workshops ergänzen. So kann man im Anschluss eines Führungsfeedbacks Führungskräften einen Coach zur Verfügung stellen, welcher bei der Aufarbeitung ihrer Ergebnisse hilft. Auch Onlineschulungen für Führungskräfte oder Mitarbeitende sind im Anschluss an eine Befragung denkbar, um auf festgestellte Defizite einzugehen.
Während Mitarbeitendenworkshops sich eher für Maßnahmenbildung auf den unteren Ebenen der Organisation eignen, ist es ebenso möglich, Maßnahmen zentral auf höheren Führungsebenen zu beschließen. Dies kann zum Beispiel im Anschluss an eine Mitarbeiterbefragung erfolgen, bei der gesamtorganisationale Handlungsfelder aufgezeigt werden.
Mit der Aufstellung von Maßnahmen ist die Interventionsphase des Folgeprozesses abgeschlossen. Anschließend geht es darum, deren Umsetzung zu prüfen und einen Controllingprozess zu etablieren, der die stattfindenden Maßnahmen auf Effektivität prüft und begleitet.
Manche Maßnahmen benötigen Zeit und ein gewisses Budget oder sie überspannen mehrere Organisationsebenen, wie zum Beispiel das Einführen eines organisationsweiten Onboardingprogramms. Die Entscheidung, ob eine solche Strategie umgesetzt wird, kann daher oft nur zentral von einer höheren Managementebene beschlossen werden. Dezentrale Maßnahmen, die einzelne Abteilungen betreffen, sind dagegen häufig lokal umsetzbar. Eine Beispielmaßnahme könnte hier zum Beispiel die Einrichtung gemeinsamer Teamevents zur Verbesserung des Arbeitsklimas sein. Insgesamt sollte bei der Maßnahmenplanung ein Austausch stattfinden, sowohl von höheren zu niedrigeren Organisationsebenen, als auch in umgekehrter Richtung.
Ist eine Maßnahme angelaufen, kann man ihre Effektivität in regelmäßigen Abständen überprüfen. Hierzu eignen sich beispielsweise Checkbefragungen. Je nach Ziel und Zielgruppe der Maßnahme können sich aber auch andere Controllingverfahren, wie Qualitätsprüfungen oder Einzelgespräche anbieten.
Wichtig ist es, während des Umsetzungsprozesses, Mitarbeitende über die Zielsetzung und den Umsetzungserfolg einzelner Strategien klar zu informieren. Bei lokal beschlossenen Maßnahmen bekommen Mitarbeitende häufig sehr direkt mit, ob sich etwas an den Zuständen geändert hat. Bei globaleren Maßnahmen haben Einzelpersonen dagegen häufig nur Einsicht in einen Ausschnitt der resultierenden Veränderungen. Daher ist die Kommunikation der Gesamtauswirkungen für die Organisation hier sehr relevant.
Als letzter Teil eines Folgeprozesses gilt es, dessen Gesamterfolg zu evaluieren. Hat man den Maßnahmenerfolg mit einzelnen Checkbefragungen dokumentiert, kann man deren Ergebnisse zu einem Gesamtergebnis zusammenfassen. Dieses Gesamtergebnis kann dann, im Rahmen einer Linkage Research, mit harten Kennzahlen wie z.B. der Produktivität oder dem Krankenstand in Verbindung gesetzt werden. Die Wahl einer Linkage Research sollte bereits zu Beginn einer Befragung entschieden werden. Auch eine erneute organisatonsweite Befragung ist denkbar, bei der Mitarbeitende eine Rückmeldung zur Umfrage und zum Folgeprozess insgesamt geben können. So lassen sich mögliche Verbesserungen für zukünftige Befragungen in der Organisation identifizieren.