Notwendigkeit eines Teilnehmermanagements

Gute Planung einer Befragung bedeutet, dass man sorgsam die Teilnehmenden einer Umfrage in der Organisation auswählt. Diese Auswahl ist ein wichtiger Bestandteil des Teilnehmermanagements. Wichtig ist außerdem, eine Befragung effektiv zu vermarkten. Sonst kann es vorkommen, dass nur wenige Daten geliefert werden und die Aussagekraft der Umfrage sehr stark abnimmt. Im Folgenden werden wir drei wesentliche Aspekte von gutem Teilnehmermanagement näher beschreiben.

Entscheidung zwischen Stichprobe oder Vollbefragung

Im Vorhinein einer Erhebung gilt es zu entscheiden, ob die Befragung der Mitarbeitenden als Vollbefragung oder Stichprobenbefragung stattfindet.

Ein Kritierum für diese Entscheidung kann die Organisationsebene sein, auf der die Ergebnisberichte vorliegen sollen. So kann sich bei Umfragen in Teams oder Abteilungen eine Befragung aller Mitglieder anbieten, um ein vollständiges Meinungsbild der Arbeitseinheit zu erhalten.

Sind jedoch größere Einheiten, Bereiche oder das ganze Unternehmen Ziel für die Ergebnisrückmeldung, bieten sich Stichprobenbefragungen an. In größeren Unternehmen sollte eine solche Stichprobe dabei mindestens 100 bis 200 Personen umfassen. So werden ungewollte Störeinflüsse klein gehalten.

Vollbefragungen bieten den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre Meinung äußern können und somit in den Gesamtprozess miteinbezogen werden. Hingegen können bei Stichprobenbefragungen Mitarbeitende, die nicht befragt werden, fälschlicherweise annehmen, bedeutungslos für die Organisation zu sein. Es ist daher wichtig, eine zufällige Zuordnung zur Befragung klar anzukündigen, um solche Missverständnisse zu vermeiden.

Es ist möglich, Stichproben in unterschiedlichen Befragungswellen auszutauschen. Beispielsweise kann pro Quartal ein Viertel der Belegschaft in der Stichprobe sein, welches in der nächsten Befragung durch das nächste Viertel ersetzt wird. Über das Jahr hinweg erzielt man so durch vier unterschiedliche Messzeitpunkte insgesamt eine Vollerhebung der Organisation. Dieses Prinzip wird auch als rollierende Befragung bezeichnet.

Eine geeignete Befragungsform auswählen

Je nach Teilnehmendengruppe kann sich ein bestimmtes Umfragemedium mehr oder weniger anbieten. Findet eine Vollbefragung in einem Unternehmen statt, in welchem viele Teilnehmende keinen Onlinezugang besitzen, so ist ein Papierformat des Fragebogens eine sinnvollere Option.

Gerade bei Onlinebefragungen ist es wichtig die technische Kompetenz der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Auch der Arbeitsplatz kann eine Rolle spielen. Findet die meiste Arbeit in einer Organisation digital statt, kann sich eine Onlinebefragung für die Mitarbeitenden stärker anbieten.

Online und Papierbefragungen müssen sich nicht ausschließen. Auch ein Einsatz beider Befragungsformen ist in der Erhebungsphase denkbar.

Eine Umfrage in der Organisation vermarkten

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde zwischen einer Voll- oder einer Stichprobenbefragung und das Befragungsmedium ausgewählt wurde, gilt es, die Befragung anzukündigen und die Teilnehmenden über die Ziele und den Prozess zu informieren. Erst danach findet die Einladung der Teilnehmenden für die Erhebung statt. Im Folgenden gehen wir auf einige Strategien ein, um die Teilnahme an einer Umfrage zu fördern und ihre Akzeptanz in der Organisation zu erhöhen.

Klares Kommunikationskonzept aufstellen

Bei Umfragen hat es sich als vorteilhaft herausgestellt, ein klares Kommunikationskonzept zu erarbeiten. In diesem wird festgehalten, auf welche Art die Mitarbeitenden zu welchem Zeitpunkt von der Umfrage erfahren.

Mindestens einige Wochen vor Beginn der Befragung sollten die Mitarbeitenden über die anstehende Befragung Bescheid wissen. Beispielsweise kann das Top-Management die Umfrage im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung ankündigen oder entsprechende Poster können in der Organisation ausgehängt werden. Gibt es eine zentrale Projektleitung in der Organisation, kann diese zentral für die Kommunikation verantwortlich sein. Oftmals bietet es sich an die Marketing- und Kommunikationsabteilung in den Prozess miteinzubinden.

Im Rahmen eines Kommunikationskonzepts kann man überlegen einen Slogan einzuführen, unter dessen Motto die Umfrage steht. So könnte zum Beispiel bei einer Befragung, die Veränderungsprozesse zum Thema hat, „Zukunft gestalten“ ein passender Leitspruch sein. Eine weitere Idee ist die Einrichtung einer FAQ-Seite, die Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Umfrage und deren Einbettung bereitstellt.

Bei der Gestaltung der Kommunikationsstrategie gilt es stets zu berücksichtigen, alle Zielgruppen zu berücksichtigen. Eine zu große Flut an Informationen kann sich schädlich auf die Teilnahmebereitschaft auswirken. Stattdessen gilt es die Mitarbeitenden in mehreren Informationswellen auf die Teilnahme vorzubereiten.

Eine gute Kommunikationsstrategie legt außerdem zeitliche Aspekte fest. In diesem Rahmen wird beispielsweise bestimmt, zu welchem Zeitpunkt welche Marketingstrategien erfolgen.

Kommunikation als Prozess verstehen

Das Vermarkten der Umfrage endet nicht mit einer ersten Ankündigung, sondern begleitet den gesamten Umfrageprozess. So ist es in der Vorbereitungsphase wichtig, Gründe und Ziele der Umfrage aufzuzeigen. Hier sollten Mitarbeitende außerdem erfahren, über welchen Zeitraum sich der gesamte Umfrageprozess erstreckt.

In der Erhebungsphase liegt der Fokus drauf, Teilnehmende an die Befragung zu erinnern und gegebenenfalls Rücklaufquoten zu veröffentlichen. Zu diesem Zeitpunkt kann man außerdem einen Ausblick auf den Folgeprozess geben und dabei erklären, was mit den Ergebnissen geschieht. In der Folgephase erhalten Teilnehmende die Ergebnisse der Befragung und Informationen über Handlungsfelder, in denen Veränderungen möglich sind. Dies ist besonders relevant, da die Umfrage als Dialog verstanden werden sollte, bei dem,  auf der einen Seite Mitarbeitende ihre Meinungen äußern und das Unternehmen, auf der anderen Seite, Maßnahmen zur Verbesserung ergreift. Ein Dankesschreiben an die Teilnehmenden einige Zeit nach der Erhebung drückt Wertschätzung aus.

Motivation fördern

Gutes Teilnehmermanagement sollte sich damit beschäftigen, wie man die Mitarbeitenden zur Teilnahme motivieren kann. Idealerweise sind die Mitarbeitenden von sich aus interessiert an der Befragung teilzunehmen. In diesem Fall spricht man von intrinsischer Motivation. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Teilnehmende zu motivieren, indem man ihnen Belohnungen verspricht. Bei vielen Befragungstypen sind Belohnungen eher unüblich und sehr kostspielig. Es gibt aber Ausnahmen wie Panelbefragungen.  Bei dieser Umfrageform füllen bestimmte Mitarbeitende regelmäßig einen Fragebogen aus, wobei es üblich ist, ihnen eine Gegenleistung für ihren Aufwand zu geben.

Neben direkten Belohnungen kann man sich bei Teilnehmenden weiterhin mit sogenannten Give-aways bedanken.  Dies können beispielsweise Verlosungen oder Spenden sein, die ab bestimmten Teilnahmequoten erfolgen.

Persönliche Ansprache

Spricht man Mitarbeitende persönlich an, kann dies deren Bereitschaft an der Umfrage teilzunehmen verbessern. Persönliche Ansprachen können Einladung, Erinnerungsmails aber auch die Umfrage selbst betreffen. Hierbei ist es wichtig die Anonymität aus technischer Sicht und aus Sicht der Mitarbeitenden zu wahren. Taucht der Name des Teilnehmenden im Anschreiben und in der Umfrage auf, kann er fürchten, dass die Umfrage doch nicht anonym ist. Dies kann im schlimmsten Fall einen Bearbeitungsabbruch zur Folge haben.

Sinnvolle Gestaltung von Umfragezeiträumen und Teilnahmeerinnerungen

Der Umfragezeitraum sollte so gewählt werden, dass alle Teilnehmenden eine realistische Chance haben die Umfrage auszufüllen. Während ein Großteil der Antworten erfahrungsgemäß nach der ersten Einladung eingeht, gibt es stets einen Teil aus Mitarbeitenden, die im Urlaub oder krank sind. Als passend hat sich daher ein Umfragezeitraum von 2 bis 4 Wochen herausgestellt.

Studien haben gezeigt, dass viele Teilnehmende an einer Umfrage nur deshalb nicht teilnehmen, weil sie die Beantwortung vergessen haben. Daher ist es wichtig während der Erhebungsphase Erinnerungsnachrichten zu senden. Erinnerungen sollten relativ kurz formuliert sein, freundlich bleiben und noch einmal auf die Vorteile der Teilnahme hinweisen. Vor allem Erinnerungen kurz vor Umfrageende, die eine gewisse Dringlichkeit kommunizieren, lassen die Quote nochmals sprunghaft ansteigen. Jedoch muss man beachten, dass Dringlichkeitsappelle schnell nicht mehr ernst genommen werden, wenn Teilnehmende zu viele Erinnerungsnachrichten erhalten. Für einen Erhebungszeitraum typischer Länge von 2 bis 4 Wochen eignen sich üblicherweise zwei Erinnerungsnachrichten.

Bei Erinnerungsnachrichten gilt es außerdem zu überlegen ob man alle Teilnehmenden anspricht oder nur diejenigen, die die Umfrage noch nicht bearbeitet haben. Vorzugsweise kann man über eine automatisch generierte E-Mail nur die Mitarbeitenden ansprechen, bei denen die Beantwortung noch aussteht.