Definition einer Change Befragung

Veränderungsprozesse in Organisationen sind häufig komplex. Sie können in die Unternehmenskultur eingreifen und somit viele Organisationsbereiche gleichzeitig betreffen. Je nach Art der Veränderung, können Prozesse leichter oder schwieriger ablaufen. Eine Change Befragung kann die Veränderung erleichtern. Umfragen haben gezeigt, dass Beteiligte Veränderungsprojekte im Nachhinein oft als Misserfolg betrachten. Dabei scheitert es in der Regel nicht am Konzept, sondern an der Umsetzung des Prozesses und der Vorbereitung der Mitarbeitenden auf die entstehenden Veränderungen. Eine Change Befragung versucht Veränderungsmaßnahmen zum Erfolg zu führen, indem sie deren inhaltliche Qualität und deren Umsetzung überprüft. Dabei spricht sie gezielt psychologische Akzeptanzfaktoren an, wie beispielsweise die wahrgenommene Unterstützung durch die Organisation oder die Motivation der Mitarbeitenden die Veränderung mitzugehen. Über die Umfrage erhalten Beteiligte in einem fokussierten Fragebogen die Möglichkeit, Rückmeldung zum aktuellen Stand des Veränderungsprozesses zu geben.

Ziele

Für die Steuerung von Veränderungsprozessen ist es wichtig, die Mitarbeitenden in einer Organisation aktiv in den Umsetzungsprozess miteinzubeziehen, denn die Akzeptanz der Veränderung ist zentral, um sie erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Durch das Feedback der Teilnehmenden kann festgestellt werden, wie erfolgreich die Verbesserung läuft, wie hoch die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden ist und wie der Veränderungsprozess aktuell wahrgenommen wird. Eine Change Befragung begleitet den Prozess einer Veränderung. Führt man beispielsweise ein neues Datenbanksystem in einem Unternehmen ein, so kann man unter anderem die Zugänglichkeit und Bedienbarkeit des neuen Systems erfragen, genauso wie die Verfügbarkeit von Trainingsmaßnahmen für die Mitarbeitenden und die Unterstützung durch Vorgesetzte bei der Einarbeitung. Durch eine ganzheitliche Abfragung von Veränderungsfaktoren kann man in der Folge Hinweise für die weitere Optimierung des Prozesses gewinnen und gezielt die Veränderungsbereitschaft der Organisation fördern.

Veränderungsprozesse benötigen Vertrauen der Beteiligten, dass ihnen langfristig durch den Wandel keine Nachteile entstehen. Eine Change Befragung eignet sich dafür ein solches Vertrauen zu schaffen, denn Beteiligte können durch ihr Feedback mitteilen, in welchen Bereichen sie Stärken und Schwächen der Veränderung sehen. Dieses Vertrauen ist wichtig um Veränderungsprozesse erfolgreich zu bewältigen. Dies kann wiederum Produktivität, Zusammenarbeit und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden nachhaltig verbessern.

Ablauf

Der Ablauf einer Change-Befragung kann in 3 Phasen eingeteilt werden: Die Vorbereitungsphase, die Erhebungsphase, und die Folgephase. Es bietet sich an, eine Changebefragung mehrmals zu wiederholen. So kann besonders in kritischen Zeitfenstern ein Ist-Zustand des Veränderungsprozesses abgefragt werden, der mit Ergebnissen von Vorbefragungen verglichen wird. Dadurch können rechtzeitig Trends erkannt werden, welche eine Anpassung des Prozesses erfordern. Zwischen den Befragungswellen sollte aber genug Zeit vorhanden sein, um die richtigen Konsequenzen aus dem Feedback abzuleiten und umzusetzen.

Vorbereitungsphase

In die Vorbereitungsphase einer Change Befragung entfällt die Erstellung des Fragebogens. Projektverantwortliche sollte man dabei aktiv in die Auswahl der Themenfelder miteinbeziehen. Eine Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitenden wird dann erreicht, wenn der Inhalt einer Veränderung mit dem dazugehörigen Prozess sowie  Kontextfaktoren zusammenpassen. Ist beispielsweise das Ziel einer Veränderung für die Mitarbeitenden nicht ersichtlich oder die Veränderung wird nicht begleitet durch Informationskampagnen oder durch die Führungskraft, so sinkt die Veränderungsbereitschaft auf Seiten der Mitarbeitenden. Diese Aspekte können in der Change Befragung erhoben werden, um Rückschlüsse auf mögliche Optimierungen des Prozesses ziehen zu können.

Die Kommunikation der Befragung an die Teilnehmenden ist ebenfalls Teil der Vorbereitungsphase. An dieser Stelle sollte die Entscheidung fallen, ob eine Vollbefragung stattfindet oder ob man eine Stichprobe in der Organisation befragt (siehe Teilnehmermanagement).

Erhebungsphase

In der Erhebungsphase erfolgt die Einladung der Teilnehmenden zur Befragung. Je nach Dauer der Befragung kann es sinnvoll sein, in bestimmten Abständen Erinnerungnachrichten zu versenden. Nach der Erhebung erfolgt die Auswertung der Befragung. Unter Umständen gab es bereits eine Befragungswelle im Vorhinein. In diesem Fall kann man die aktuelle Akzeptanz des Veränderungsprozesses im Vergleich zu vorherigen Messzeitpunkten betrachten.

Folgephase

Nach der Befragung erfolgt die Kommunikation der Ergebnisse an die Teilnehmenden. Dies betrifft auch Handlungsfelder und konkrete Maßnahmen, die als Ergebnis der Befragung entstehen. Wird beispielsweise festgestellt, dass ein neu eingeführtes Belohnungssystem für Leistungsförderung auf Ablehnung stößt, können einerseits die festgestellten Schwächen des Systems, als auch die geplanten Anpassungen kommuniziert werden. In einem gemeinsamen Workshop mit Mitarbeitenden und Führungskräften können konkrete Handlungsfelder diskutiert werden und Maßnahmen zur Verbesserung vorgeschlagen werden. Die endgültige Festlegung der Verbesserungsmaßnahmen erfolgt dann auf höheren Hierachieebenen.

Als Ziel der Folgephase sollte schließlich ein Ablaufplan für weitere Maßnahmen entstehen. In diesem Rahmen kann man auch den Zeitpunkt für weitere Befragungswellen festlegen.

Stakeholder

Da ein Veränderungsprozess viele Bereiche der Organisation betreffen kann, gibt eine große Anzahl verschiedener Stakeholder. Dies betrifft neben den Führungskräften und Mitarbeitenden auch den Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten, sowie die Gleichstellungs-, und die Schwerbehindertenvertretung. Es gilt sämtliche Personen der Organisation als Stakeholder zu berücksichtigen, welche direkt oder indirekt Anteil am Veränderungsprozess haben. Vertretungen der einzelnen Stakeholdergruppen sollten dabei die Möglichkeit bekommen, an der Gestaltung der Change Befragung mitzuwirken.

Inhaltlicher Aufbau

Bei der Erstellung des Fragebogens eignet sich eine Aufteilung in mehrere Ober- und Unterthemen. Dies erleichtert die Auswertung und macht es möglich anhand quantitativer Daten klare Handlungsempfehlungen zu entwickeln. Ratsam ist es, von einem Ursache-Wirkungsmodell auszugehen, indem bestimmte Veränderungsmaßnahmen bestimmte Auswirkungen in der Organisation zur Folge haben. Die Qualität dieser Auswirkungen wird maßgeblich durch die Akzeptanz der Veränderung seitens der Mitarbeitenden gemessen. Hierfür eignen sich drei psychologische Akzeptanzfaktoren, welche die Oberthemen der Befragung bilden können: Die wahrgenommene Veränderungsmotivation , die Veränderungskompetenz und die wahrgenommene Veränderungsunterstützung.

Die Veränderungsmotivation der Mitarbeitenden steht in klarem Zusammenhang mit der wahrgenommenen Qualität der Veränderungsmaßnahmen und damit deren Auswirkungen auf die Leistung der Organisation. Veränderungsunterstützung kann man dagegen über organisationale Rahmenbedingungen, wie z.B. über die Unterstützung durch die Führungskraft oder über das wahrgenommene Arbeitsklima, erfassen. Veränderungskompetenz betrifft schließlich Faktoren, welche die Mitarbeitenden bei der Bewältigung der Veränderung unterstützen, wie z.B. Informationskampagnen oder Trainingsmaßnahmen.

Motivation, Kompetenz und wahrgenommene Unterstützung beeinflussen maßgeblich, wie groß die Bereitschaft der Mitarbeitenden für einen Veränderungsprozess ist. Durch konkrete Interventionen kann man diese Bereitschaft je nach identifizierten Handlungsfeldern im Anschluss der Befragung gezielt fördern.

Je nach Komplexität des Veränderungsprozesses sollte eine Change Befragung bis zu 50 Items aufweisen. Die zusätzliche Verwendung von offenen Kommentaren ist empfehlenswert, um spezifische Rückmeldungen von den Mitarbeitenden zu bekommen.

Fazit

Eine Change Befragung bietet große Vorteile für die Begleitung eines Veränderungsprozesses. Da die Akzeptanz der Veränderung für deren Umsetzungserfolg von großer Wichtigkeit ist, bietet es sich an, diese in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren. Über eine Change Befragung kann man dabei klare Zielkriterien festlegen, an denen man die Bereitschaft der Mitarbeitenden für den Veränderungsprozess feststellt. Über das Heranziehen eines Ursache-Wirkungsmodells können Handlungsfelder identifiziert werden, sodass Veränderungsmaßnahmen anhand ihrer Auswirkungen und Umsetzung bewertet und gegebenenfalls optimiert werden können. Abgesehen davon bietet eine Change Befragung Mitarbeitenden die Möglichkeit, aktiv den Veränderungsprozess mitzugestalten, was das Vertrauen in einen erfolgreichen Wandel der Organisation stärken kann.

Stärken & Chancen

  • Zeitnahe Rückmeldung zum Veränderungsprozess
  • Akzeptanz, Produktivität und Effizienz wird erhöht
  • Gezielte Steuerung von Veränderungsprozessen
  • Wiederholte Befragung ermöglicht Monitoring des Veränderungsprozesses
  • Geeignet für komplexe, umfassende Veränderungsprozesse

Herausforderungen

  • Wahrgenommene Zusatzbelastung