Neue Mitarbeitende erfolgreich einarbeiten: Gutes Onboarding durch Befragungen

Definition und Ziele des Onboardings

Unter Onboarding versteht man im Personalbereich die Eingliederung neuer Mitarbeitender in das Unternehmen und die Einarbeitung in ihre Aufgaben. Neu eingestellte Beschäftigte werden dadurch, also von der Organisation „an Bord genommen“.

Da die Abläufe in Organisationen immer dynamischer und komplexer werden, ist es wichtig, leistungsstarke Mitarbeitende zu rekrutieren und langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Ein gelungener Onboarding-Prozess kann positiv dazu beitragen und stellt dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Mithilfe geeigneter Maßnahmen können die Mitarbeitenden auf ihre neuen Tätigkeiten vorbereitet und erfolgreich in ihr Team integriert werden. Dabei sollten sie Wertschätzung erfahren und die Unternehmensziele und -werte vermittelt bekommen.

Wie das Beispiel zeigt, kann ein erfolgreiches Onboarding einen positiven Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit sowie ihr Engagement und Commitment bewirken. Die Bindung von High Potentials an die eigene Organisation dient dabei sowohl der Vermeidung von Kosten in Höhe von ca. 2500€ pro Mitarbeitenden für eine frühzeitige Kündigung, als auch der Weiterempfehlung als attraktiver Arbeitgeber sowie der Stärkung der eigenen Arbeitgebermarke. Darüber hinaus werden die Beschäftigten durch strategisches Onboarding dazu befähigt, ihre Stärken voll einzubringen und ihre volle Leistungsfähigkeit schneller zu erreichen, was der Produktivität des gesamten Unternehmens zugutekommt.

Ein vollständiger Onboarding-Prozess verläuft in 4 aufeinanderfolgenden Phasen. Bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn fängt die Preboarding-Phase an. Hierbei geht es vor allem um das Erwartungsmanagement und die Administration. Die neuen Mitarbeiten erhalten erste Informationen über das Unternehmen, füllen alle relevanten Formulare aus und erhalten eine realistische Tätigkeitsvorschau. Die erste Zeit in der Organisation ist die Orientierungsphase, in der das Ankommen und die Vorstellung der Firma im Mittelpunkt stehen. Die Beschäftigten lernen die Infrastruktur des Unternehmens sowie ihre Aufgabenbereiche kennen. Darüber hinaus knüpfen sie die ersten Beziehungen im Team. Ab dem zweiten Monat beginnt die Einarbeitungsphase. Hier werden die ersten Arbeitsergebnisse erzielt, wobei es wichtig ist, stets Unterstützung zu gewährleisten. Nach einem halben Jahr im Unternehmen folgt die Integrationsphase. Nun erhalten die Mitarbeitenden mehr Verantwortung und haben idealer Weise ein hohes Engagement und intrinsische Motivation. Zudem ist ihr soziales Netzwerk im Unternehmen ausgeweitet und die Unternehmensziele und -werte wurden verinnerlicht.

Erfolgreiches Onboarding durch Befragungen

Um den Onboarding-Prozess zu verbessern, kann unter anderem eine Onboarding-Befragung durchgeführt werden. Diese versucht Onboarding-Maßnahmen zum Erfolg zu führen, indem sie deren Umsetzung und Wirkung überprüft. Dabei zielt sie auf die Akzeptanz des Prozesses bei den neuen Beschäftigten und ihre wahrgenommene Unterstützung bei der Einarbeitung durch die Organisation ab.

Über die Umfrage erhalten Mitarbeitende in einem fokussierten Fragebogen die Möglichkeit, eine Rückmeldung zum Onboarding-Prozess zu geben. Da sie die Zielgruppe der Einarbeitungsmaßnahmen sind und diese direkt erleben, ist ihre Perspektive die wichtigste zur Beurteilung der Wirkung von Onboarding-Maßnahmen. Konkret kann hier untersucht werden, ob grundsätzliche Regelungen verstanden wurden, Aufgaben und Verantwortungsbereiche klar definiert sind, die Integration ins Team und der Aufbau eines sozialen Netzwerkes erfolgreich sind und die Identifikation mit Unternehmenskultur und -werten gelungen ist. Ein zeitnahes Abfragen dieser Facetten gewährleistet realistische Antworten, die unverfälscht vom späteren Arbeitsverlauf im Unternehmen sind. Gleichzeitig vermittelt eine Onboarding-Befragung den Mitarbeitenden bereits bei ihrem Start im Unternehmen das Gefühl, dass die Organisation an ihrer erfolgreichen Einarbeitung interessiert und stets bestrebt ist, interne Prozesse zu verbessern.

Die Identifikation der Stärken und Schwächen des Arbeitgebers bei der Einarbeitung dient anschließend als Handlungsgrundlage. Basierend auf den Ergebnissen der Befragung wird ein effizienter Onboarding-Prozess geschaffen, welcher die Integration neuer Mitarbeitender in das Unternehmen optimiert.

Ablauf von Onboarding-Befragungen

Die Durchführung von Onboarding-Befragungen ist ein kontinuierlicher Prozess. Der Ausgangspunkt der Befragung ist stets der momentane Ist-Zustand des Onboarding-Prozesses, welcher mithilfe eines Fragebogens erfasst wird.

In der Vorbereitung einer Onboarding-Befragung findet die Erstellung des Fragebogens statt. Hierbei sollten die Onboarding-Verantwortlichen aus der Personalabteilung aktiv in die Auswahl der Themenfelder miteinbezogen werden, um diese realistisch zu bestimmen und die Akzeptanz des Fragebogens zu erhöhen. Außerdem sollte die passende Befragungsform ausgewählt werden. Sollte nicht jedem Mitarbeitenden in der Firma ein Onlinezugang zur Verfügung stehen, bietet sich eine Papierversion oder eine für Smartphones optimierte Befragung an. Onlinebefragungen können auch in ein eventuell bereits vorhandene Software zum Onboarding-Management integriert werden.

Der Befragungszeitpunkt sollte sich nach dem individuellen Eintrittszeitpunkt der Mitarbeitenden richten. Im Optimalfall werden diese jeweils viermal befragt, einmal in jeder der oben beschriebenen Onboarding-Phasen. Je nach Bedarf kann die sich ein Unternehmen jedoch auch dazu entscheiden die Anzahl der Befragungen zu minimieren, um Ressourcen zu sparen und den Aufwand für die Mitarbeitenden zu verringern.

In regelmäßigen Zeitabständen, zum Beispiel alle 6 Monate, sollten die Befragungsergebnisse in einem strategischen Workshop ausgewertet werden. Die wichtigsten Teilnehmenden hierbei sind die Onboarding-Verantwortlichen aus der Personalabteilung, die den Prozess gestalten und durchführen. Liegen bereits Daten aus älteren Befragungswellen vor kann man die Bewertung des Onboarding-Prozesses im Vergleich zu vorherigen Messzeitpunkten betrachten. Außerdem ist der Vergleich der Ergebnisse aus den einzelnen Onboarding-Phasen wertvoll, um genau bestimmen zu können, zu welchen Zeitpunkten welche Maßnahmen wirksam sind und wo die exakten Stärken und Schwächen des Unternehmens bei der Eingliederung liegen.

Auf Basis der Befragungsergebnisse können in dem Workshop konkrete Handlungsfelder diskutiert und Maßnahmen zur Verbesserung oder Optimierung vorgeschlagen werden. Als Ziel sollte schließlich ein Ablaufplan für weitere Maßnahmen entstehen. Die entwickelten Maßnahmen sollten hierbei realistisch sein und zu späteren Zeitpunkten überprüft werden. Außerdem sollten die Ergebnisse der Befragung sowie die entwickelten Verbesserungsmaßnahmen an die Teilnehmenden zurückgemeldet werden. Auch eine transparente Kommunikation gegenüber dem Management und Führungskräften aus verschiedenen Unternehmensbereichen ist wichtig, um ein Bewusstsein für die Bedeutsamkeit und Wirkung des Onboarding-Prozesses zu vermitteln.

Stakeholder

Da der Onboarding-Prozess viele verschiedene Bereiche der Organisation betreffen kann, gibt es eine große Anzahl unterschiedlicher Stakeholder. Dies betrifft neben den Führungskräften und Mitarbeitenden auch den Betriebsrat, die Datenschutzbeauftragten, sowie die Gleichstellungs-, und die Schwerbehindertenvertretung. Es gilt sämtliche Personen der Organisation als Stakeholder zu berücksichtigen, welche direkt oder indirekt Anteil am Onboarding-Prozess haben. Vertretungen der einzelnen Stakeholdergruppen sollten dabei die Möglichkeit bekommen, an der Gestaltung der Onboarding-Befragung mitzuwirken, um eine optimale Integration neuer Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Inhaltliche Konzeption

Bei der Erstellung des Fragebogens ist eine optimale Fragebogengestaltung entscheidend. Außerdem bietet sich eine Aufteilung in mehrere Ober- und Unterthemen an. Dies erleichtert die Auswertung und erleichtert es, klare Handlungsempfehlungen zu entwickeln. Als mögliche Oberkategorien können vier Bereiche festgelegt werden, welche wir im Folgenden vorstellen. Diese basieren auf der Integration verschiedener Modelle aus der Fachliteratur, wie zum Beispiel den vier C’s des Onboardings. Der Grad der Erfüllung dieser Kategorien bestimmt den Onboarding-Erfolg, wobei sie jedoch individuell an die Struktur des Unternehmens angepasst werden können.

Der Bereich der Administration beinhaltet das Vertragsmanagement, Compliance-Themen und das Vermitteln grundsätzlicher Vorschriften. In der Kategorie Tätigkeit geht es um die konkreten Arbeitsaufgaben, Verantwortungsbereiche und Jobanforderungen. Bei der sozialen Interaktion ist vor allem die Integration ins Team relevant, die Sozialisation im Unternehmen, der Aufbau von Beziehungen und eines sozialen Netzwerks. Der Bereich der Kultur bezieht sich auf die Identifikation mit Unternehmenskultur und -werten, sowie auf die Unternehmensbindung. Jede der vier Oberkategorien umfasst verschiedene Unterkategorien, welche zusammengefasst einen anschaulichen Überblick über die Stärken und Schwächen des Onboardings geben.

Fazit

Befragungen können die Entwicklung eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses unterstützen. Die Befragungsergebnisse geben Auskunft über Stärken und Schwächen des Unternehmens beim Onboarding und ermöglichen die Identifikation konkreter Handlungsfelder. Dadurch können Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und deren Umsetzung überprüft werden. So werden neue Mitarbeitende optimal in die Organisation integriert und sie erreichen schneller ihr volles Leistungspotenzial. Dies fördert zudem die Bindung an das Unternehmen und eine positive und langfristige Zusammenarbeit.