Ist eine Umfrage für uns das richtige Instrument?

Mitarbeiterbefragungen liefern nicht nur diagnostische Informationen über die Organisation und ihre Mitarbeitende, sondern bieten auch eine Basis, um Maßnahmen abzuleiten und Veränderungen anzustoßen.
Demnach besitzen Mitarbeiterbefragungen großes Potenzial, entscheidende betriebliche Kennziffern sichtbar zu machen, Meinungen zu objektivieren und das Reflexionsvermögen einer Organisation zu steigern. Werden die Befragungen allerdings leichtfertig eingesetzt und nicht fachmännisch durchgeführt, kann auch Schaden damit angerichtet werden. Daher ist, neben einer technisch sauberen und inhaltlich aussagekräftigen Befragung, vor allem die Gestaltung des Rückmeldeprozesses der Ergebnisse wichtig.

Zentral ist, für jede Umfrage ein klares Ziel zu formulieren. Dies ermöglicht es, der Umfrage eine klare Struktur zu geben und einen eindeutigen Fokus festzulegen. Mögliche Ziele könnten die Abfrage von Meinungen der Mitarbeitenden bezüglich wahrgenommener Veränderungsprozesse, der Organisationskultur oder auch Familienunterstützungsprogramme sein. Außerdem können Umfragen strategische Entscheidungen in einer Organisation unterstützen, indem man anhand einer Befragung prüft, für welchen Weg sich die Mehrheit der Befragten entscheiden würde. Ziele von Umfragen im Personalbereich können außerdem in der Personalentwicklung und in der Verbesserung von Arbeitsbedingungen liegen.

Diese drei Fragen können helfen, Ziele für eine Umfrage festzulegen:

Was ist über die Organisation zu lernen und was soll mithilfe der Umfrage beantwortet werden?

Wer sind die Zielpersonen der Umfrage in der Organisation?

Wie soll mit den erhaltenen Daten weitergearbeitet werden?

Indem man Umfragen mit einem klaren Folgeprozess verknüpft, gibt man den Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Meinung relevant ist. Wird eine Umfrage als ein Dialog verstanden, in welchem der Mitarbeitende seine Meinung äußert und das Unternehmen auf diese akkurat reagiert, kann nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gesteigert, sondern auch zukünftiges organisationales Lernen erleichtert werden. Mitarbeitende können zusätzlich aktiv zu Gestaltern von Veränderungen gemacht werden, indem sie in den Gestaltungsprozess miteinbezogen werden.

In den folgenden Abschnitten sind die wichtigsten Zielbereiche von Umfragen in Organisationen ausführlich dargestellt.

Umfragen als Feedbackkanäle in Organisationen

Über Umfragen erhält man Feedback von Mitarbeitenden zu bestimmten Themenfeldern. Dabei ist die Anonymität von Umfragen ein großer Vorteil. Mitarbeitende können ihre Meinung so auch zu heiklen oder kontroversen Themen äußern, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen. Außerdem können über eine Umfrage viele Einzelmeinungen zusammengefasst werden. So entstehen messbare Kennzahlen zu Merkmalen der Organisation, welche man beispielsweise gebündelt in einer Mitarbeiterbefragung erfassen kann.

Mit Hilfe des Feedbacks der Mitarbeitenden können außerdem Maßnahmen geplant und Entscheidungen begründet werden. Eine auf der Basis beschlossene Organsationsstrategie ist beispielsweise wesentlich besser akzeptiert, als eine die „von oben herab“ entschieden wurde. Eine Umfrage kann darüber hinaus auch zeigen, dass zu bestimmten Themen ein sehr unterschiedliches Stimmungsbild vorliegt. Als Konsequenz kann die Organisation überlegen, Austauschplattformen einzurichten, um einen Kompromiss auszuhandeln, der alle Parteien zufrieden stellt.

Bei der Betrachtung von Feedbackkanälen gilt es zu beachten, dass eine Organisation aus verschiedenen Ebenen besteht. Je nach Auswahl des Befragungsinstruments können Feedbackprozesse daher unterschiedliche Ebenen der Organisation beleuchten.
Auf der Individualebene liegt der Fokus auf der Entwicklung einer einzelnen Person. Beispielsweise kann ein Führungsfeedback dazu beitragen, das Führungsverhalten sowie Führungskompetenzen weiter auszubauen. Auf der Teamebene stehen  das Stärken des Teambewusstsein und die Entwicklung des Teams im Vordergrund. Diese Dimensionen kann man durch Teambefragungen ansprechen. Auf der organisationalen Ebene liegt der Fokus auf Vorgängen, die die gesamte Organisation betreffen. Hier findet man beispielsweise Mitarbeiterbefragungen oder neuerdings auch Engagement and Culture Panels.

Umfragen als Quellen für organisationale Veränderung und Lernen

Umfragen können das Ziel haben, die Veränderung einer Organisation aktiv zu unterstützen. Zum einen können Umfragen zeigen, wie bestimmte Veränderungsprozesse von den Mitgliedern wahrgenommen werden. Andererseits können durch sie auch Empfehlungen für zukünftige Interventionen oder auch die Optimierung von laufenden Prozessen entstehen. Ein zentrales Instrument ist hier die Change Befragung.

In Organisationen ist Veränderung in der Regel mit einer Verbesserung von Prozessen oder Zuständen verbunden, sodass sich die Leistung der Organisation insgesamt erhöht. Beispielsweise könnte sich eine Organisation das Ziel setzen, ihre Innovationsfähigkeit zu steigern. Eine mögliche Maßnahme könnte sein, Mitarbeitenden pro Woche ein Zeitkontingent für eigene Projekte zur Verfügung zustellen und Plattformen für Ideenaustausche einzurichten. Den Erfolg dieser Maßnahmen kann man im Anschluss durch eine kurze Check-Befragung überprüfen.

Eine Voraussetzung, um Umfragen in der Organisationsentwicklung einzusetzen, ist, dass nur Themenbereiche angesprochen werden, die man auch wirklich verändern kann. Hierzu muss geprüft werden, ob die Mitarbeitenden die nötige Bereitschaft und das Vertrauen haben, diese Veränderungsprozesse mitzugestalten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass ein guter Folgeprozesse an die Umfrage anschließt. In dessen Verlauf können auch Maßnahmen abgeleitet werden, welche die Verbesserung der Akzeptanz der Mitarbeitenden für Veränderung explizit zum Ziel haben.

Abgesehen von Veränderungsprozessen, stellt eine Befragung für die Organisation an sich schon eine Lernerfahrung dar. Durch Berücksichtigung der Beiträge der Mitarbeitende bei der Gestaltung von Verbesserungsmaßnahmen kann eine „Feedbackkultur“ in der Organisation entstehen, bei der Feedbackprozesse ein aktiver Teil der organisationalen Abläufe werden.

Umfragen zu verschiedenen Themen sinnvoll kombinieren

Gerade im Kontext von Veränderungsmanagement ist es wichtig zu prüfen, welche Organisationsbereiche die Umfrage ansprechen soll. Zum einen besteht die Möglichkeit, anlass- oder themenspezifische Befragungen durchzuführen, in denen die Meinungen der Mitarbeitenden zu Themen wie Employer Branding oder Digitalisierung eingefangen wird. Zum anderen kann es durchaus sinnvoll sein,  verschiedene Feedbackinstrumente inhaltlich sowie zeitlich aufeinander abzustimmen. Ein Führungsfeedback, welches auf individueller Ebene eine Rolle spielt, kann mit einer Teambefragung und einer Mitarbeiterbefragung, welche die gesamte Organisation betrifft,  in einer integrierten Survey Landscape zusammengefasst werden. Dabei ist es wichtig, die Umsetzung und Rückmeldung der einzelnen Befragungen gut aufeinander abzustimmen. Müssen Mitarbeitende zu viele Umfragen gleichzeitig beantworten, kann es unter anderem zu Befragungsmüdigkeit kommen.

Bei guter Umsetzung kann man durch sich ergänzende Umfragen ein ganzheitliches Bild der Organisation erhalten. Die so gewonnenen Informationen bieten in der Folge eine gute Grundlage um komplexe Prozesse, wie eine organisationale Veränderung, abzubilden und zu begleiten.

Umfragen als Entwicklungsinstrumente für Mitarbeitende

Abgesehen von Veränderungen auf organisationaler Ebene können Umfragen auch die Entwicklung einzelner Mitarbeitender unterstützen. Personalentwicklung spielt eine große Rolle beim Führungsfeedback. Hier erhalten Führungskräfte über eine Umfrage Rückmeldung zu ihrem Verhalten und Leistung von Seiten ihres gesamten Berufsumfelds. Dieses Feedback kann der Führungskraft in der Folge helfen, eigene Stärken und Schwächen zu erkennen und sich individuell weiterzuentwickeln.
Aber nicht nur Führungskräfte profitieren in ihrer Entwicklung von Befragungen. Verbessert sich als Ergebnis zum Beispiel das Arbeitsklima und die Zufriedenheit, kann dies die Bindung der Mitarbeitenden fördern und damit auch ihr Bestreben, sich in der Organisation weiterzuentwickeln. Über eine Umfrage kann man außerdem in Erfahrung bringen, welche Fortbildungen von Mitarbeitenden gewünscht sind und welche Inhalte diese abdecken sollen.