Eine Umfrage ist ein langfristig angelegter Prozess, der sich zeitlich in mehrere Abschnitte gliedert. Im folgenden Artikel beschreiben wir, welche Phasen man bei der Umsetzung einer Umfrage in einer Organisation durchläuft und führen aus, wie man diese Phasen in der Praxis gestalten kann.
Inhaltsverzeichnis
Planungsphase
Damit eine Umfrage hilfreiche Ergebnisse liefert, mit denen in Folge gearbeitet werden kann, ist eine ausführliche Planung des Prozesses wichtig. Zu Beginn sollten die Ziele der Befragung definiert werden. Je nachdem, welches Ziel eine Umfrage verfolgt, kann auf unterschiedliche Befragungsinstrumente zurückgegriffen werden (siehe Grundlagen und Ziele). Basierend auf dem formulierten Ziel, sollten in der Planungsphase außerdem weitere Fragen beantwortet werden:
Wie viel Zeit benötigt der Umfrageprozess?
Wer wird befragt?
Wie sieht der Fragebogen aus?
Was geschieht mit den Ergebnissen?
Zur Beantwortung dieser Fragen eignet es sich, Planungsworkshops abzuhalten, die den Ablauf der Umfrage genauer festlegen.
Erster Planungsworkshop
Der erste Planungsworkshop dient der Erstellung eines Projektplans. Bereits im Vorhinein kann die Organisation ein Projektteam aufstellen, welches im Folgenden für die Umsetzung der Umfrage verantwortlich ist.
Das Projektteam beschließt in diesem Workshop die zeitlichen und organisationalen Aspekte der Umfrage. Aus der zeitlichen Planung sollten der Beginn und die Dauer der Befragung hervorgehen. Außerdem sollte man ebenfalls festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt Ergebnisse vorliegen sollen. Wichtig ist ebenfalls zu klären, an welche Bereiche und Abteilungen die Umfrage gerichtet ist und welche Mitglieder der Organisation man ansprechen möchte (siehe Teilnehmermanagement).
Zweiter Planungsworkshop
Der zweite Workshop konzentriert sich auf die Fragebogengestaltung. Hier legt man fest, welche Befragungsinhalte interessant sind und wie der entsprechende Ergebnisbericht aussehen soll.
Die Projektgruppe kann die zentrale Steuerung der Umfragegestaltung übernehmen. Ein partizipativer Ansatz ist aber ebenfalls denkbar, bei dem Mitarbeitende die Möglichkeit bekommen, eigene Vorschläge zu Umfragethemen einzureichen. Im zweiten Workshop kann man außerdem den Erhebungsprozess planen. Dies betrifft das Anschreiben an die Teilnehmenden, sowie die Verteilung und das Einsammeln der Fragebögen.
Dritter Planungsworkshop
Der dritte Workshop konzentriert sich auf die Folgephase. In dieser soll mit den Ergebnissen der Umfrage gearbeitet werden. Im dritten Workshop kann diesbezüglich festgelegt werden, in welchem zeitlichem Rahmen die Folgephase ablaufen soll und welche Unterstützungsangebote bereitgestellt werden. Auch den Inhalt und Ablauf der Unterstützungsangebote kann man bereits grob festlegen.
Informations- und Marketingphase
Steht der Ablaufplan einer Umfrage, ist es wichtig, diesen auf geeignete Art im Unternehmen zu kommunizieren. Dies betrifft sowohl die Gestaltung der Kommunikation, als auch die Auswahl der Kommunikationsinhalte.
Gestaltung der Kommunikation
Wichtig ist es eine Befragung frühzeitig anzukündigen, sodass Teilnehmende sich besser auf das Verfahren einstellen können. Außerdem gibt ihnen eine frühe Ankündigung genug Zeit, um mögliche Rückfragen zu klären und Informationen über den Prozess einzuholen.
Für die Kommunikation bieten sich unterschiedliche Kanäle an. Möglich ist beispielsweise das Intranet der Organisation, Plakate, eine Mitarbeiterzeitung oder Aushänge. Dabei ist zu beachten, dass sich Mitarbeitende im Vorhinein unterschiedlich stark mit der Befragung beschäftigen. Daher kann man überlegen, unterschiedliche Informationsmaterialien bereitzustellen. So kann es kurze Infobroschüren geben, aber bei Wunsch auch ausführliches Zusatzmaterial. Generell bietet sich für die Kommunikation die Nutzung von etablierten Kanälen an.
Das Ausmaß der Informationskampagne sollte dem Rahmen der Umfrage entsprechen. Bei einer kleinen Stichprobenbefragung wäre es unangemessen eine groß angelegte Marketingkampagne zu fahren. Bei einer organisatonsweiten Mitarbeiterbefragung kann dies aber durchaus angebracht sein.
Eine weitere Strategie, um die Akzeptanz der Umfrage zu erhöhen ist die Erstellung eines Logos oder eines Leitspruchs für das Projekt. Neben dem Marketingeffekt erlaubt ein Logo Mitarbeitenden klar zu erkennen, welche Angebote und Informationen Teil des Umfrageprozesses sind.
Auswahl der Kommunikationsinhalte
Alle Teilnehmenden sollten im Vorhinein Ziel und Ablauf der Umfrage erfahren. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Informationen authentisch, vollständig und klar verständlich sind. Verschleiert man die Absicht der Umfrage oder enthält wichtige Aspekte vor, kann dies das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Befragung und in die Organisation insgesamt senken.
Die Wortwahl der Ankündigung ist ebenfalls von Bedeutung. Informationen über die Umfrage sollten nicht zu euphorisch oder übermotiviert formuliert sein, um realistische Erwartungen zu schaffen. In Bezug auf Erwartungen ist es außerdem hilfreich, den Folgeprozess der Umfrage ebenfalls direkt anzukündigen. Dadurch kann man zeigen, dass mit den Ergebnissen der Umfrage im Anschluss sinnvoll weitergearbeitet wird. An dieser Stelle hilft auch eine Zusicherung des Top-Managements an die Teilnehmenden, dass die Organisation mit dem Befragungsprozess klare Ziele verfolgt.
Durchführungsphase
In der Durchführungsphase werden die Daten der Teilnehmenden erhoben. Oftmals verwenden Umfragen ein Papierformat oder sind online bearbeitbar (siehe Fragebogengestaltung). Je nach Umfrage kann der Befragungszeitraum variieren. In der Regel haben sich 2-4 Wochen als ein geeigneter Zeitrahmen bewährt.
Während die Befragung läuft, ist es vorteilhaft, die Rücklaufquoten regelmäßig zu überprüfen und zu veröffentlichen. So kann man den Stand der Befragung transparent darstellen. Liegt die Teilnahmequote unter den Erwartungen, hat man so außerdem die Möglichkeit, eine zusätzliche Informationskampagne zu starten. Zur Verbesserung der Teilnahme kann man auch Erinnerungsmails an die Teilnehmenden versenden. Tipps für den Umgang mit Erinnerungsnachrichten, erläutern wir im Kapitel Teilnehmermanagement.
Auswertungsphase
In der Auswertungsphase meldet man die Ergebnisse an die Teilnehmenden zurück. Dabei ist es wichtig auf Anonymität zu achten und die Daten sinnvoll zusammenzufassen. Visuelle Darstellungsmöglichkeiten bieten dabei die Möglichkeit, Ergebnisse verständlicher und einfacher zu präsentieren.
Meistens erhalten unterschiedliche Ebenen im Unternehmen unterschiedliche Ergebnisberichte. So sollte die Leitungsebene die Resultate in Form einer Auswertung für das Gesamtunternehmen bekommen. Dort sollten entsprechende Kennzahlen stehen, anhand derer das Management organisationsweite Handlungsfelder erkennen kann. Auf den Team- oder Abteilungsebenen sind dagegen Auswertungen für das Team oder die jeweilige Abteilung praktischer. So können die einzelnen Organisationseinheiten im Anschluss dezentral selbst Maßnahmen entwickeln.
Ein weiteres Thema bei der Ergebnisdarstellung ist die Anzahl der Vergleichsebenen. Damit ist gemeint, mit welchen Gruppen die Ergebnisse einer Person, eines Teams oder einer Abteilung verglichen werden. So werden der Selbstperspektive beim Führungsfeedback Perspektiven von Mitarbeitenden, Kollegen und Vorgesetzten gegenübergestellt. Bei einer Mitarbeiterbefragung ist dagegen der Vergleich zu anderen Abteilungen oder zum Gesamtunternehmen interessant, um Ergebnisse besser einordnen zu können.
Folgephase
Nach der Auswertung einer Umfrage findet die sogenannte Folgephase statt. Je nach Art der Umfrage hat es große Vorteile, die Mitarbeitenden in den Folgeprozess miteinzubeziehen. Dies kann im Rahmen von Workshops geschehen, in denen gemeinsam Vorschläge erarbeitet und Maßnahmen auf Basis der Umfrageergebnisse vereinbart werden. Arbeitet man mit Workshops, kann man die Folgephase in vier Unterphasen einteilen.
In der Interventionsphase identifizieren Mitarbeitende in Workshops Handlungsfelder für Maßnahmen, die eine Veränderung in der Organisation erzeugen sollen.
In der Controllingphase prüft man, ob diese beschlossenen Maßnahmen umsetzbar sind. Hat man sich auf Maßnahmen festgelegt, kann man in dieser Phase auch deren Wirksamkeit z.B. durch Checkbefragungen überprüfen. Für die Überprüfung der festgelegten Maßnahmen bietet es sich, im Voraus schon Termine festzusetzen.
In der Informationsphase geht es um die transparente Kommunikation der Maßnahmen. Hier erhalten die Mitarbeitende Informationen über den Stand des Prozesses. Außerdem können in dieser Phase besonders effektive Maßnahmen im Rahmen von Best-Practice Ansätzen dargestellt werden. Haben einzelne Organisationseinheiten dezentral Maßnahmen entwickelt, kann der Best-Practice Ansatz auch eine Austauschplattform für besonders wirksame Strategien bilden.
Die letzte Phase des Folgeprozesses ist die Evaluationsphase. Hier findet eine Abschlussprüfung statt, ob der Umfrageprozess insgesamt die gewünschten Ergebnisse erreicht hat.