Schnelles Feedback einholen mit Check- und Pulsbefragungen

Definition

Eine Check- oder Pulsbefragung zeichnet sich durch eine stark reduzierte Itemzahl aus. Durch die Kürze der Befragung kann Feedback zu spezifischen Projekten oder Prozessen schnell und einfach eingeholt und auch ausgewertet werden. Sogar nur eine einzige Frage ist denkbar. Checkbefragungen begleiten in der Regel einen bestimmten Prozess oder ein bestimmtes Event in der Organisation, wie beispielsweise einen Firmenumzug oder eine wichtige strategische Entscheidung. Pulsbefragungen haben dagegen eine allgemeinere Ausrichtung und messen den Zustand der Organisation in zyklischen Abständen. Mögliche Themen wären hier, die Steigerung der Innovationsfähigkeit aber auch die Etablierung einer Feedbackkultur. Bei beiden Formaten sind App-Befragungen oder Befragungen im Postkartenformat, welches 3-4 Items einschließt, denkbar.

Zielsetzung

Check- und Pulsbefragungen eignen sich als Steuerungs- und Monitoringinstrumente. Ziel ist dabei ein schnelles Meinungsbild der Mitarbeitenden einzuholen. Checkbefragungen können zum Beispiel vor dem Treffen von strategischen Entscheidungen eingesetzt werden oder um die kurzfristigen Auswirkungen einer Veränderungsmaßnahme zu messen. Pulsbefragungen eignen sich dagegen durch ihren zyklischen Ansatz gut um längerfristige Organisationsprozesse, wie zum Beispiel einen Onboardingsprozess neuer Mitarbeitender, zu begleiten. Je nach Relevanz können dabei in jeder Befragungswelle unterschiedliche Themen nach Bedarf platziert werden.

Beide Befragungsformen sind kurz gehalten, um den Beantwortungsaufwand für Teilnehmende zu erleichtern, was zu einer höheren Akzeptanz des Verfahrens und somit zu einer Förderung der Beteiligungsrate führt.

Ablauf

Check- und Pulsbefragungen können in drei Phasen eingeteilt werden: Die Vorbereitungsphase, die Erhebungsphase und die Folgephase. Aufgrund der Kürze des Verfahrens werden alle drei Phasen in relativ kurzer Zeit durchlaufen.

Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase legt man das Frageformat und den Inhalt der Fragen fest. Aufgrund der geringen Itemzahl kann es sich dabei anbieten auf innovative Methoden, wie eine App-Befragung oder Postkartenbefragung zurückzugreifen. Bei einer Check- und Pulsbefragung ist es üblich im Vorhinein eine Stichprobe aus der Organisation auszuwählen (siehe Teilnehmermanagement).

Durchführungsphase

In der Durchführungsphase gilt es die Teilnehmenden zur Befragung einzuladen. Ist die Erhebungswelle vorbei, erfolgt die Auswertung und Aufbereitung der Daten.

Folgephase

Die Folgephase ist bei einer Check- oder Pulsbefragung relativ einfach gehalten. Beide Befragungsformen dienen als schnelle Überprüfungen, die gegebenenfalls Signale für Interventionen geben können. Dementsprechend erfolgen auch nur dann Maßnahmen, wenn kritische Werte oder Trends in den Ergebnissen zu sehen sind. Sinkt beispielsweise die Zufriedenheit mit dem Vorgesetzten unter einen bestimmten Wert, kann ein Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden angesetzt werden. Wie bei der Change Befragung werden Maßnahmen dabei zentral von höheren Organisationsebenen entschieden.

Die Ergebnisse  einer Check- oder Pulsbefragung werden für die Mitarbeitenden als Übersicht zusammengefasst. Hierfür bietet sich als Aggregationslevel die Standort-, Abteilungs- oder auch die Teamebene an.

Stakeholder

Wie bei anderen Befragungsformen stellen Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte sowie Gleichstellungs- und Schwerbehindertenvertretung wichtige Stakeholder dar. Diese sollte man frühzeitig in den Gestaltungsprozess der Befragung miteinbinden. Indem man Führungskräfte und Mitarbeitende bei der Entwicklung und Einführung des Instruments miteinbezieht, kann man die Akzeptanz der Befragung erhöhen. Wichtig ist dabei eine klare Kommunikation der Ziele der Befragung, um die Teilnahmemotivation zu erhöhen.

Inhaltliche Konzeption

Check- und Pulsbefragungen haben nur wenige Items, was den Aufwand für Beantwortung und Auswertung stark reduziert. Checkbefragungen sollten sich in der Konstruktion an konkreten Sachverhalten orientieren. So könnte es interessant sein, zu erfahren, ob Mitarbeitende sich über einen Veränderungsprozess hinreichend informiert gefühlt haben oder ob die wahrgenommenen Veränderungen zu Verbesserungen beigetragen haben. Dadurch lässt sich eine Handlungsimplikation im Nachhinein leichter ableiten.

Bei einer Pulsbefragung können Kennzahlen identifiziert werden, die bestimmte Abläufe in der Organisation überwachen. Hierbei kann eine Unterscheidung zwischen Kennzahlen, die sich auf wirtschaftliche Prozesse beziehen und Kennzahlen, die sich auf mitarbeiterbezogene Prozesse beziehen, stattfinden. So könnte beispielsweise der Vertrieb gefragt werden, inwieweit neue Produkte am Markt funktionieren oder auch wie zufrieden die Kunden mit den Produkten und den Abläufen sind. Bei der Betrachtung von mitarbeiterbezogenen Prozessen wäre es möglich den Einarbeitungserfolg der Mitarbeitenden in ein neues Datenbanksystem oder auch die Zufriedenheit mit dem Onboarding-Prozess zu erfassen.

Fazit

Check- und Pulsbefragungen erlauben es Organisationen schnell und strategisch Feedback einzuholen. Durch die Kürze des Verfahrens ergibt sich eine leichte Auswertung und hohe Akzeptanz. Weiterhin kann man durch zyklisch angelegte Befragungswellen längerfristige Prozesse überwachen und Trends in ihrer Entstehung schnell erkennen. Insbesondere Check-Befragungen sind in der Lage, strategische Entscheidungen durch ein schnelles Meinungsbild der Mitarbeitenden gezielt zu unterstützen. Hierbei sollte klar definiert sein, wer für die Arbeit mit den Befragungsergebnissen verantwortlich ist.