Teams erfolgreich mit einer Teambefragung entwickeln

Definition von Teamfeedback

Teams nehmen eine zentrale Bedeutung in Organisationen ein und sind oftmals gekennzeichnet durch eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Veränderungen in der Umwelt. Um diese erfolgreich zur Geltung zu bringen, ist der Einsatz einer Teambefragung sehr sinnvoll. Dieses erfasst die Wahrnehmung und das Erleben von verschiedenen Teamprozessen aus Sicht des gesamten Teams und der Führungskraft.

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Auch bei einer MAB oder einem Führungsfeedback sind Teams oft in den Feedbackprozess mit eingebunden, jedoch geht es bei diesen Befragungstypen eher um Feedback auf der organisationalen oder individuellen Ebene. Ein Teamfeedback hingegen möchte das Team als Ganzes in den Mittelpunkt einer Befragung rücken und dafür sorgen, dass Aspekte angesprochen werden, die ein Team eigenständig verändern kann, ohne dass dafür Zustimmung von höheren Ebenen erforderlich ist. Dies inkludiert, dass es bei einer Teambefragung nicht um Themen wie Entlohnung oder Unternehmensimage geht, sondern vielmehr um die Kommunikation und Kooperation untereinander, sowie um aufgaben-/beziehungsbezogene Konflikte, um Vertrauen oder um Aufgabenverteilungen.

Musterumfrage und Musterbericht

Unter folgendem Link findet sich ein ganz konkretes, umfassendes Beispiel für ein Teamfeedback mit den drei Dimensionen Arbeitsbedingungen, Zusammenarbeit und Weiterentwicklung. Um zudem eine Vorstellung von Auswertungsmöglichkeiten einer solchen Befragung zu bekommen, lohnt sich ein Blick auf einen Musterbericht für ein Teamfeedback. Dieser enthält ebenfalls die anschauliche Auswertung der drei Dimensionen sowie einen Überblick über die Items mit besonders hoher und niedriger Zustimmung.

Teamfeedback als kontinuierlicher Prozess

Als Alternative zum klassischen Prozess (bestehend aus Umfrage, Ergebnisbericht und Folgemaßnahmen) kann das Teamfeedback seine Stärken insbesondere in einem kontinuierlichen Prozess ausspielen. So können Teams selbstorganisiert in regelmäßigen Abständen in den Prozess starten. Damit Feedback einerseits kontinuierlich bearbeitet wird, gleichzeitig aber auch nicht überfordert und immer ein konkreter Handlungsanlass gegeben ist, sind Zyklen von 3 bis 6 Monaten zu empfehlen. Der zum Beispiel vom Feedbacktool Teamlove implementierte Ansatz eignet sich so besonders für eine nachhaltige Umsetzung von Teamfeedback.

Ziele von Teamfeedback

Teamfeedback eignet sich für eine kontinuierliche Handlungsverbesserung auf Teamebene und ist sowohl für das individuelle wie auch für das kollektive Handeln und Lernen wichtig. Mithilfe von Teambefragungen und anschließenden Diskussionen über die Befragungsergebnisse kann zum Beispiel Klarheit über gemeinsame Ziele geschaffen sowie Regeln und Strukturen formuliert werden. Außerdem ist es möglich, Konflikte, welche die Zusammenarbeit erschweren, zu lösen. All dies kann die Effektivität eines Teams erhöhen, ein positives, soziales Klima schaffen und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden erhöhen.

Praxisbeispiel: Erfahren Sie mehr über das Teamfeedback anhand eines Praxisbeispiels – Die Stadtwerke Osnabrück berichten von der erfolgreichen Durchführung ihrer „Teamorientierten Mitarbeiterbefragung“. Diese soll bewährte Elemente der klassischen Mitarbeiterbefragung zu einem agilen Ansatz des Teamfeedbacks weiterentwickeln.
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Ablauf von Teamfeedback

Der Ablauf eines Teamfeedbacks ist sehr ähnlich zu einem Führungsfeedback und lässt sich demnach in die drei Phasen Vorbereitungsphase, Durchführungsphase und Folgephase unterteilen.

Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase wird abgewogen, ob ein prozessanalytisches oder ein strukturanalytisches Verfahren zur Teamdiagnose herangezogen wird.

Prozessanalytische Verfahren sind Verhaltensbeobachtungen und betrachten einen Teamprozess, wie beispielsweise eine Besprechung oder ein ganzes Projekt. Hierbei werden während der Beobachtung strukturierte Fragen gestellt, die erfassen sollen, welche Teile eines Prozesses gut und welche weniger gut harmonieren. Dies hat den Vorteil, dass gleichzeitig Gruppenstrukturen erfasst werden können und die Beobachtungen einen hohen Informationswert aufweisen. Dem steht jedoch gegenüber, dass Beobachtungen sehr viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

Bei strukturanalytischen Verfahren wird der Fokus auf den derzeitigen Zustand des Teams gelegt. Mithilfe von Fragebögen wird die Wahrnehmung der Teammitglieder hinsichtlich unterschiedlicher Aspekte erfasst. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass sowohl der Zeit- als auch der Ressourcenaufwand gering sind und durch wiederholte Befragungen Veränderungen über die Zeit hinweg erfasst werden können.

Je nachdem, welches Ziel mit einer Teambefragung erreicht werden soll, ist zwischen beiden Verfahrensarten abzuwägen. Möglich wäre auch eine Kombination beider, jedoch wird aufgrund der oben genannten Vorteile ein strukturanalytisches Verfahren bevorzugt. Demnach sollte in der Vorbereitungsphase der Fragebogen konzipiert, die Teilnehmenden über den Zweck der Befragung aufgeklärt und der Zeitrahmen für mögliche Teamentwicklungsmaßnahmen abgeklärt werden.

Durchführungsphase

In der Durchführungsphase werden die Fragebögen entweder als Papierversion verteilt oder Online verschickt. Gerade bei Teamfeedbacks ist es von großer Wichtigkeit, dass möglichst alle Teammitglieder den Fragebogen beantworten. Folglich ist der Einsatz von Erinnerungsnachrichten sinnvoll (siehe Teilnehmermanagement).

Folgephase

Im Zentrum der Folgephase steht die Rückmeldung der ausgewerteten Ergebnisse an das Team sowie die Arbeit mit den Ergebnissen. In den sich anschließenden Workshops, an denen alle Teammitglieder sowie die Führungskraft teilnehmen, werden die Ergebnisse kritisch reflektiert und mögliche Verbesserungsideen entwickelt. Hierbei sollte es jedoch, anders als im Führungsfeedback nicht um die Führungskraft als Person gehen, sondern vielmehr um Teamprozesse, die verändert werden könnten. Zum Beispiel könnte Klarheit über gemeinsame Ziele geschaffen werden oder auch Handlungsmuster des Teams im Hinblick auf ihre Effizienz und Sinnhaftigkeit hinterfragt werden. Daraus ergibt sich, dass Führungskräfte anders auf diese Workshops vorbereitet werden müssen. Im Gegensatz zum Führungsfeedback, bei welchem die Führungskräfte darin unterstützt werden, mithilfe ihres persönlichen Feedbacks geeigneten Maßnahmen zu ergreifen (siehe Führungsfeedback), geht es hier vielmehr darum auf Teamebene Lösungen für Probleme zu finden.

In den Workshops sollte eine Detailplanung stattfinden, welche potenzielle Probleme, die Abfolge der Pläne sowie die Zeitperspektive berücksichtigt, um eine überdauernde Wirkung des Feedbacks sicherzustellen. Die Methode des Workshops bietet die Möglichkeit zur Partizipation und schafft somit den Raum über Teamprozesse und mögliche Verbesserungen zu sprechen.

Stakeholder

Ähnlich zu anderen Befragungsformen sind der Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte sowie Gleichstellungs- und Schwerbehindertenvertretung wichtige Stakeholder. Diese sollte man frühzeitig in den Gestaltungsprozess der Befragung mit einbinden, um die Akzeptanz dieser zu erhöhen. Wichtig ist hierbei den Zweck der Befragung klar zu kommunizieren.

Inhaltliche Konzeption

Die inhaltliche Konzeption des Fragebogens kann sich an drei Aspekten orientieren, die in Kombination miteinander ein umfassendes Bild über Teamprozesse vermitteln und somit Anhaltspunkte für Teamentwicklungsmaßnahmen liefern können.
Dies beinhaltet zum einen den Blick auf handlungsbezogene Prozesse zu richten, bei denen es primär um das Erfassen von möglichen Kommunikations- oder Koordinationsproblemen geht, aber auch um gerechte Aufgabenverteilungen. Die beziehungsbezogenen Prozesse beinhalten Fragen zum Vertrauen und dem Zusammenhalt innerhalb des Teams, während strategiebezogene Prozesse eher zukunftsorientiert fragen.

Fazit

Ein Teamfeedback bietet die Möglichkeit, die Leistung eines Teams zu erhöhen, indem sie wichtige Teamprozesse näher analysiert und somit gezielt Teamentwicklungsmaßnahmen anstößt. Hierbei sollte die Teamentwicklung als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der von dem Team gewünscht und unterstützt wird. Aufgrund der Tatsache, dass Befragungsergebnisse an das Team zurückgespiegelt werden, bietet sich die Möglichkeit, Verbesserungen direkt vorzunehmen und nicht erst auf die Zustimmung von höheren Organisationsebenen zu warten. Somit wird den Teammitgliedern das Gefühl vermittelt, dass aus einer Befragung zeitnahe und mögliche Veränderungen direkt ableitbar sind.